Betreiben Sie einen internen Service Desk
Geben Sie Mitarbeitenden einen Ort für Anfragen zu Laptop, Konto oder Reparatur. Jede Anfrage wird zu einem Arbeitselement im selben System wie die übrige Arbeit.
Das Problem ist die Streuung. Niemand kann die offenen Anfragen auflisten, den Verantwortlichen nennen oder den Laptop finden. Das Team beantwortet dieselbe Frage aus dem Gedächtnis.
Anfragen kommen an fünf Orten an
Das Problem ist die Streuung. Niemand kann die offenen Anfragen auflisten, den Verantwortlichen nennen oder den Laptop finden. Das Team beantwortet dieselbe Frage aus dem Gedächtnis.
- Ein Laptop geht kaputt. Der Mitarbeitende schreibt eine Chat-Nachricht.
- Eine neue Person braucht Zugriff. Die Führungskraft schreibt eine E-Mail.
- Jemand führt die offenen Anfragen in einer Tabelle.
- Der Asset-Datensatz liegt in einem anderen Tool, falls er existiert.
Ein Portal für jeden internen Service
Erstellen Sie ein Portal pro Service. IT, HR, Facility und Finanzen erhalten jeweils einen Namen, eine Reihe von Anfragetypen und einen Ziel-Workspace.
Der Mitarbeitende öffnet das Portal und wählt einen Anfragetyp. Das Formular fragt nur die Angaben ab, die das Team braucht.
Ein Portal nimmt auch E-Mail an. Eine Nachricht an die Support-Adresse wird zu einer Anfrage in derselben Warteschlange.
Jede Anfrage landet in einer Warteschlange
Eine eingereichte Anfrage wird zu einem Arbeitselement. Sie landet im Backlog und Board des zuständigen Teams.
Die Warteschlange gruppiert zusammengehörige Arbeit. Eine Anfrage für eine neue Person enthält Laptop, Konto und Arbeitsplatz als Unterelemente.
Das Team nutzt dieselben Status, Prioritäten und Ansichten wie der Rest der Organisation. Support ist kein separates Tool.
Die Arbeit kennt das Asset
Erfassen Sie jedes Asset einmal. Ein Laptop, ein Telefon, eine Lizenz oder ein Vertrag erhält Typ, Kategorie, Verantwortliche und Status.
Verknüpfen Sie das Asset mit der Anfrage. Reparatur, Ersatz und Übergabe zeigen auf denselben Datensatz.
Suchen Sie nach Namen, filtern Sie nach Kategorie und sehen Sie, wer was hat.
Der Anfragende verfolgt den Status
Der Mitarbeitende öffnet die Anfrage und liest den Verlauf. Kommentare, Anhänge und Statusänderungen erscheinen an einem Ort.
Das Team antwortet im Verlauf. Die Antwort bleibt bei der Anfrage statt in einem privaten Postfach.
Der Mitarbeitende sieht die Lösung, ohne nachzufragen. Interne Notizen bleiben im Workspace.
Was es ersetzt
Es ersetzt keine Lohn-, Beschaffungs- oder Geräteverwaltungssoftware. Es erfasst die Anfrage, das Asset und die Antwort im selben System wie die Arbeit.
- Ein geteiltes Postfach, das die offenen Anfragen verbirgt.
- Eine Tabelle, die Laptops und Lizenzen führt.
- Ein Chat-Verlauf, der die Entscheidung verliert.
- Ein Asset-Tool, das die Arbeit nicht kennt.
Einrichtung
Portale und Asset-Datensätze gehören zur kostenlosen Edition. Berechtigungen steuern, wer ein Portal, eine Anfrage oder ein Asset lesen darf.
- Erstellen Sie ein Portal pro internem Service.
- Fügen Sie einen Anfragetyp mit den benötigten Feldern hinzu.
- Wählen Sie den Ziel-Workspace für jeden Anfragetyp.
- Erfassen Sie die Assets und ihre Kategorien.
- Reichen Sie eine Testanfrage ein. Prüfen Sie, ob sie zu einem Arbeitselement in der Warteschlange wird.
Geben Sie jeder Anfrage ein Zuhause
Laden Sie Windshift herunter und testen Sie die komplette Plattform auf Ihrer eigenen Infrastruktur.